Проектная документация: формальность или необходимость?
Документы контракта состоят из полного комплекта строительных чертежей, спецификаций, а также соглашений между проектировщиком, владельцем проекта и другими лицами, которые могут быть вовлечены в реализацию проекта. Именно такой пакет документов дизайнер должен предоставить заказчику в итоге после выполнения всех работ по проектированию.
Полный комплект документов контракта включает
архитектурные чертежи,
спецификации,
модификации и контракты, связанные с фактическим застройщиком проекта.
По сути пакет документов — это приложение к действующему контракту и имеет юридическую силу. Любое отклонение от проекта, проблемы, связанные с его реализацией, конфликты поможет решить грамотно оформленная документация. Для дизайнера — это гарантия того, что проект будет выполнен согласно его концепции и в соответствии со всеми рекомендациями. Для строителей — подробная инструкция для выполнения работ, где учтены все нюансы. Для заказчика — залог профессионализма и ответственности автора проекта.
Чертежи
Основную часть документов проекта составляют чертежи. В зависимости от сложности проектировки, количества помещений для отделки их количество может доходить до нескольких десятков. Обычно же в проект входит не менее 20. Дизайнеры разрабатывают планы расстановки мебели или подключения оборудования, используя разнообразные методы. Некоторые очень детализированы и фактически выглядят во многом как детальные планы зданий. Другие очень просты, в них отмечены лишь самые необходимые формы и размеры, а также примечания. У каждого свой подход к формированию документации проекта. Главное, чтобы он устроил заказчика и был понятен строителям. Несмотря на то, что строительные чертежи рассматриваются отдельно от спецификаций, нужно начать с того, что эти два пункта используются вместе для завершения проекта. Вместе они — инструкции относительно того, как закончить проект. Причем, чертежи дают представление о том, что должно быть сделано визуально, в то время как спецификации объясняют, как и с помощью чего эта работа должна быть сделана.
Спецификации
Большую часть времени работы над проектом уходит на поиск мебели, отделочных и строительных материалов и других элементов. Под концепт проекта подбираются конкретные наименования товаров и составляются списки всех необходимых материалов, их спецификации с указанием артикула, состава, размеров, цветовой гаммы, особенностей. Во многих случаях эти документы используются дизайнерами для более наглядного показа заказчику комплектации разработанного проекта. Некоторые дизайнеры для составления спецификаций используют коды, которые затем повторяют и в чертежах. Это удобно, так как обозначения на чертежах соответствуют информации в письменных спецификациях, чтобы пояснить каждый элемент отделки, мебели или оборудования в предложении. Кодами могут быть как простые числа или буквы, сопровождаемые списком мебели, описывающим эти элементы, так и более сложные элементы инфографики.
Точный формат и координация между планами и спецификациями должны быть достаточно ясными и для заказчика, и для продавца, который будет предлагать материалы для проекта, и для специалиста, который будет подбирать все предметы интерьера согласно проекту и пожелания дизайнера, и строителям. Лучше, конечно индивидуализировать форматы таких кодов, так как они частично являются маркетинговым инструментом. Торговые марки и артикулы продуктов в планах и чертежах лучше не использовать.
Употребляя в спецификациях родовые названия для мебели, обстановки и названий комнат, необходимо учесть, что некоторые из них могут неправильно толковаться. Например, стул может быть гостевым или обеденным, подразумевать под собой кресло, табурет, универсальное сиденье или стул руководителя. Стол может быть обеденным, журнальным, универсальным, приспособленным для занятий и т.д. А комната отдыха может означать женскую или мужскую уборную, дамскую комнату (будуар), туалет, ванную комнату или зал. Поэтому термины должны быть последовательными, ясными и определенными в пределах спецификации.
Если элемент, сделанный на заказ, или такое приспособление, как зеркало является частью проекта, дизайнер может подготовить примечания относительно свойств и процедур установки, необходимых для этих элементов, которые будут являться частью списка оборудования (реестра) или отдельным приложением. Важно понять, что спецификации должны служить дополнением к чертежам, а не дублировать их.
Спецификация может быть
закрытой, когда дизайнер выбрал конкретные товары для оформления интерьера, указал их артикулы, цвет, качество, размеры, количество и цену и никаких изменений уже быть не может;
открытой, когда подбирается ряд предложений и отдается на выбор клиенту;
частной, когда продукты и материалы идентифицируются по названиям производителей, номеру модели или детали (это самая легкая для написания спецификация, так как основную описательную информацию об изготовителе, номер продукта и отделку/материал для заполнения спецификации предоставляет продавец).
описательной, когда она описывает, часто в сложных деталях, материалы, квалификацию, методы изготовления и установку необходимых товаров. Описательную спецификацию считают спецификацией открытого предложения. Такая спецификация помогает наиболее точно определить, какие альтернативные варианты действительно можно считать равнозначными тем, что были первоначально выбраны, даже если производители товаров разные. Правда, подготовка описательной спецификации требует много времени и специальных знаний;
эксплуатационной, когда подробно описываются свойства продукта, основанные на точных технических характеристиках; справочной, более всего используемые в строительстве Такая спецификация может быть использована проектировщиком для товаров, предназначенных для стен и полов, а также для пояснения сложной эксплуатационной спецификации или описательной спецификации для специализированных продуктов или установок. Но для подготовки такой спецификации необходимо обладать исчерпывающей информации о последних стандартах. Важную роль в составлении спецификации является вопрос цены, так как многие клиенты требуют, чтобы предложения цены поступали более, чем из одного источника. Закупка товара, сосредоточенная у одного поставщика — явление редкое среди клиентов, так как бюджеты проектов довольно большие.
Работа над ошибками
Независимо от того, насколько опытен дизайнер, никто не совершенен. Ошибки происходят и во время подготовки документов контракта. По этой и по многим другим причинам нередко возникает необходимость внесения изменений в планы или спецификации, когда работа уже началась. Среди документов, вносящих изменения в уже принятые и подписанные проекты, самыми важными являются:
Модификации — изменения в проектных документах, внесенные до того момента, как был заключён подрядный договор. Изменения, произведенные после заключения подрядного договора, осуществляются при помощи составления заявки на изменения.Приложения — это дополнения или изменения, произведенные в документах контракта в том момент, когда они находятся в руках у подрядчиков и продавцов, поскольку они определяют цены за проект. Любое изменение в проекте при помощи использования приложения становится частью документов контракта. Изменение в проекте может производиться, если клиент хочет подкорректировать некоторые части проекта, пусть даже в последний момент.
